Nhận thức vai trò, nhiệm vụ quan trọng của công tác Văn phòng và xuất phát từ tình hình thực tiễn, Ban Thường trực Ủy ban MTTQ Việt Nam thành phố tổ chức tọa đàm “Nâng cao chất lượng công tác Văn phòng” năm 2022 nhằm đánh giá, phân tích tình hình và kết quả thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin, kỹ thuật soạn thảo văn bản; chế độ thông tin, báo cáo và công tác văn thư, lưu trữ… của cơ quan Ủy ban MTTQ Việt Nam thành phố, xã phường trong thời gian qua và trao đổi, thảo luận, đề ra những giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn phòng trong thời gian đến.
Nửa nhiệm kỳ qua, Ủy ban, Ban Thường trực Ủy ban MTTQ Việt Nam từ thành phố đến xã phường đã tiếp nhận hơn 4.500 văn bản và ban hành gần 3.000 văn bản các loại, trong đó Mặt trận thành phố là 886 văn bản đi (29.53%). Chất lượng văn bản ngày càng chuyển biến tích cực, đảm bảo nhanh chóng, kịp thời, chính xác, ít sai sót. Quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản được thực hiện đúng nguyên tắc, tuân thủ quy chế làm việc. Toàn bộ văn bản trước khi ban hành đều được kiểm tra, rà soát lại về thể thức và nội dung, khắc phục những sai sót trong công tác tổng hợp, soạn thảo văn bản. Từ năm 2019 đến năm 2021, có hơn 50% văn bản, đặc biệt 6 tháng đầu năm 2022 có hơn 90% văn bản được trao đổi giữa Mặt trận thành phố với các cơ quan, Mặt trận cấp xã dưới dạng điện tử. Một số báo cáo đã được xây dựng dưới dạng mẫu hóa thống kê thuận tiện cho việc báo cáo kết quả thực hiện của Mặt trận các cấp.
Việc tham gia sử dụng các phần mềm Q-office của tỉnh, thành phố; thư điện tử, công vụ hay thành lập Zalo nhóm Bảng tin, fanpage Mặt trận đã góp phần đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý, chỉ đạo điều hành, nâng cao trách nhiệm, kỹ năng sử dụng vi tính của đội ngũ cán bộ Mặt trận các cấp. Hưởng ứng việc tạo lập môi trường giao tiếp điện tử, từ năm 2022, Mặt trận thành phố đã hướng dẫn Mặt trận cấp xã thực hiện chế độ thông tin, báo cáo bằng thư điện tử (trừ những hồ sơ liên quan trực tiếp kinh phí, công tác tổ chức, văn bản mật). Qua đó, đã tạo ra phương thức làm việc mới: tiết kiệm thời gian, chi phí, công sức của cán bộ, công chức Văn phòng; giảm thiểu sử dụng văn bản giấy; giúp lưu trữ hồ sơ văn bản khoa học, dễ dàng tìm kiếm, tra cứu; đồng thời là công cụ để kiểm tra, giám sát quá trình thực thi công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả, chính xác; thực hiện hiệu quả đẩy mạnh công tác cải cách hành chính; nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của cơ quan.
Song song với việc tập trung thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ, công tác tham mưu tổ chức các cuộc họp, hội nghị, các buổi gặp mặt, tọa đàm được Văn phòng thực hiện chu đáo về khánh tiết, trang trí, lễ tân, nội dung chương trình và các điều kiện khác bảo đảm sự trang trọng, lịch sự, văn minh, đúng nghi thức. Cách thức phối hợp tổ chức phục vụ đã có sự đổi mới và chuẩn bị kỹ về nội dung. Trước các buổi lễ, cuộc họp, hội nghị, Văn phòng đều xây dựng kế hoạch, chương trình tổ chức, có sự phân công rõ ràng cho từng cá nhân, bộ phận đảm nhiệm từng khâu công việc, do đó, chất lượng các hội nghị, cuộc họp… và công tác phục vụ được nâng cao hơn trước.
Tại tọa đàm, ông Trần Ngọc Thanh - Chủ tịch Ủy ban MTTQ Việt Nam phường Cửa Đại chia sẻ “Thực trạng về công tác Văn phòng ở xã phường còn nhiều bất cập, khó khăn. So với nhiệm kỳ trước, nhân sự Ban Thường trực Ủy ban MTTQ Việt Nam cấp xã giảm 02 vị. Trong điều kiện khối lượng công việc nhiều, nhân sự ít lại không có nghiệp vụ chuyên môn, thời gian qua, phần lớn công tác Văn phòng do đồng chí Chủ tịch đảm nhiệm nên ảnh hưởng không nhỏ đến việc triển khai các hoạt động, phong trào cũng như chất lượng công tác Văn phòng tại cơ sở”.
Theo ông Nguyễn Văn Nguyên - Chủ tịch Ủy ban MTTQ Việt Nam xã Cẩm Thanh “Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Văn phòng đã mang lại nhiều lợi ích thiết thực như: Giảm tải văn bản giấy, gửi, nhận văn bản nhanh, tiết kiệm thời gian, chi phí, việc tra cứu văn bản tiện lợi, nhanh chóng. Trong giai đoạn hiện nay, khối lượng công tác chuyên môn nhiều, Mặt trận các cấp cần thực hiện tốt việc chuyển giao từ quản lý, lưu trữ truyền thống sang quản lý, lưu trữ điện tử góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính; thực hiện Đề án chuyển đổi số gắn với xây dựng đô thị thông minh thành phố Hội An đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”.
Tại buổi tọa đàm, ông Lê Hồng Lợi Phó Chủ tịch Ủy ban MTTQ Việt Nam thành phố đã triển khai các văn bản như: Quyết định số 2260/QĐ-MTTW-BTT ngày 05/11/2018 của Ban Thường trực Ủy ban Trung ương MTTQ Việt Nam về việc ban hành Quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Ủy ban MTTQ Việt Nam các cấp. Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Ủy ban MTTQ Việt Nam các cấp (ban hành kèm theo Quyết định số 838/QĐ-MTTW-BTT ngày 24/3/2021 của Ban Thường trực Ủy ban Trung ương MTTQ Việt Nam) và một số nội dung liên quan Đề án số 76/ĐA-UBND ngày 14/4/2022 của UBND thành phố Hội An về Chuyển đổi số gắn với xây dựng đô thị thông minh thành phố Hội An đến năm 2025, định hướng đến năm 2030…
Toàn cảnh Tọa đàmKết luận tọa đàm, ông Trần Tấn Dũng -Chủ tịch Ủy ban MTTQ Việt Nam thành phố cảm ơn và ghi nhận những ý kiến phát biểu của đại biểu. Đồng thời, nhấn mạnh: Để thực hiện tốt, ngày càng hiệu quả công việc theo chức năng nhiệm vụ đòi hỏi Ban Thường trực Ủy ban MTTQ Việt Nam thành phố đến cơ sở phải quan tâm đến công tác Văn phòng. Việc am hiểu, tinh thông và áp dụng có hiệu quả các tác nghiệp của nghiệp vụ hành chính Văn phòng, kỹ thuật soạn thảo văn bản, việc ứng dụng công nghệ thông tin, việc tham mưu tổ chức các cuộc họp, hội nghị sẽ giúp cơ quan đảm bảo tính liên tục, ổn định, tập trung và hiện đại trong thực hiện nhiệm vụ. Tiếp tục phát huy ưu điểm, khắc phục khó khăn, đoàn kết, thống nhất với phương châm 5C “Chủ động - Chính xác - Chu đáo - Chi tiết - Có kết quả” tập trung thực hiện tốt 07 nhiệm vụ và giải pháp trọng tâm trong thời gian đến trong đó chú trọng: quy trình công tác văn thư, lưu trữ; thẩm định thể thức, thẩm quyền ban hành và phát hành văn bản. Tích cực ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác chuyên môn, nghiệp vụ, các cuộc họp, hội nghị; đẩy mạnh việc xử lý văn bản trên môi trường mạng. Bố trí cán bộ kiêm nhiệm công tác Văn phòng đảm bảo “đúng người, đúng việc”; quan tâm công tác tổ chức, cán bộ; đào tạo nâng cao trình độ lý luận chính trị, chuyên môn nghiệp vụ nhằm đáp ứng yêu cầu trong tình hình mới….